Privacy protocol

Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt de Schakel in Zorg B.V. zich aan de relevante wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de uitvoeringswet AVG.

Dit privacy protocol is gericht op de uitvoering van deze wet- en regelgeving.

 

1. Toepasselijkheid
Dit reglement geldt voor de gehele organisatie die deel uitmaakt van de Schakel in Zorg B.V. de Schakel in Zorg B.V. is gevestigd aan de Veldesdoorn 3 te Landgraaf.
2. Definities
Persoonsgegevens
Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de betrokkene’), zoals bijvoorbeeld naam, adres, geboortedatum, titel(s), geslacht, adres, telefoonnummer, e-mailadres, functie, personeelsnummer, medische rapportages, inhoud van e-mails, prestaties/cijfers, brieven, klachten, foto’s, video’s, IP-adressen, tracking cookies, loginnamen en wachtwoorden.
Verwerking van persoonsgegevens
Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, geautomatiseerd of handmatig, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Bijzondere persoonsgegevens
Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken, genetische gegevens (DNA/RNA) of biometrische gegevens (bijv. foto’s) met het oog op de unieke identificatie van een persoon, en gegevens over gezondheid, of iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
Betrokkene
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, en die al dan niet wordt vertegenwoordigd door een wettelijk vertegenwoordiger. Betrokkenen kunnen bijvoorbeeld zijn: cliënten, familie/ naasten, mantelzorger, betrokken zorgverleners, betrokken gemeente.

 

Wettelijk vertegenwoordiger
Degene die het ouderlijk gezag over een minderjarige uitoefent. Meestal zal dit een ouder zijn, maar het kan ook gaan om een voogd. Als een cliënt 16 jaar of ouder is, beslist hij in voorkomende gevallen zelf over zijn privacy tenzij er sprake is van mentorschap of curatele.
Verwerkingsverantwoordelijke
De entiteit die het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. In het kader van dit reglement is het bevoegd gezag, te weten de Schakel in Zorg, vertegenwoordigd door de Raad van Bestuur, de verwerkingsverantwoordelijke.
Verwerker
De natuurlijke persoon of rechtspersoon die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke (de Schakel in Zorg) persoonsgegevens verwerkt, zoals bijvoorbeeld het cliënt-administratiesysteem. Een verwerker heeft een uitvoerende taak, ten behoeve van de activiteiten van de verwerkingsverantwoordelijke.
Derde
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker, of de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken.
De Schakel in Zorg
De Schakel in Zorg, de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van dit reglement.

 

3. Reikwijdte en doelstelling
1. Dit reglement stelt regels over de verwerking van persoonsgegevens van alle betrokkenen bij de organisatie, waaronder cliënten en hun wettelijk vertegenwoordigers, medewerkers en externe relaties (bijv. betrokken zorgaanbieders en opdrachtgevers).

2. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van de betrokkene die door de Schakel in Zorg worden verwerkt. Het reglement heeft tot doel:

a. de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld gebruik van de persoonsgegevens;

b. vast te stellen met welk doel en op welke (juridische) grondslag persoonsgegevens binnen de Schakel in Zorg worden verwerkt;

c. ook overigens te borgen dat persoonsgegevens binnen de Schakel in Zorg rechtmatig, transparant en behoorlijk worden verwerkt;

d. de rechten van betrokkenen vast te leggen en te borgen dat deze rechten door de Schakel in Zorg worden gerespecteerd.

 

4. Doelen van de verwerking van persoonsgegevens
Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt de Schakel in Zorg zich aan de relevante wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de uitvoeringswet AVG.

 

Doelen
1. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaatst voor:

a. de organisatie of het verlenen van zorg, de begeleiding van cliënten, het voorzien in hun (extra) ondersteuningsbehoefte, dan wel het geven van begeleidingsadviezen;

b. een goede zorg afstemming tussen de betrokken zorgverleners van de bij de cliënt betrokken zorg vanuit de Schakel in Zorg;

c. een goede zorg afstemming met bij de cliënt betrokken externe zorgaanbieders;

d. het aanvragen van bekostiging, het behandelen van geschillen daarover en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

e. het aangaan en uitvoeren van zorgleveringsovereenkomsten, samenwerkingsrelaties met opdrachtgevers en contracten met de gemeente;

f. de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving;

g. juridische procedures waarbij de Schakel in Zorg betrokken is.

 

5. Doelbinding
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenigbaar is met de omschreven doelen van de verwerking. de Schakel in Zorg verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is om de betreffende doelen te bereiken.

 

6. Soorten persoonsgegevens
De categorieën van persoonsgegevens zoals deze binnen de Schakel in Zorg worden verwerkt, worden geregistreerd in een verwerkingsregister.

 

7. Grondslag verwerking
Verwerking van persoonsgegevens gebeurt alleen indien aan een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:

a.      De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van het verlenen van begeleiding dat aan de Schakel in Zorg is opgedragen.

b.      De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de Schakel in Zorg rust.

c.       De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (bijvoorbeeld de zorgleveringsovereenkomst) of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst over te plegen en/ of maatregelen te nemen.

d.      De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de Schakel in Zorg of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene zwaarder wegen; in het kader van deze grondslag zal dus een belangenafweging moeten plaatsvinden.

e.      De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon te beschermen (levensbelang).

f.       De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

 

9. Bewaartermijnen
De Schakel in Zorg bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden verwerkt, tenzij het langer bewaren van de persoonsgegevens op grond van wet- of regelgeving verplicht is.

In de praktijk beschikt de Schakel in Zorg over gegevens die onder te verdelen zijn in:

  1. gegevens die zij zelf heeft gegenereerd en die direct verband houden met de zorg en ondersteuning aan de cliënt (gezondheidsgegevens). Deze worden 15 jaar bewaard;
  2. gegevens die de instelling niet zelf heeft gegenereerd, maar van de cliënt zelf heeft gekregen zoals financiële gegevens, bankafschriften. Deze worden zoveel mogelijk geretourneerd na het einde van de behandeling;
  3. gegevens die de instelling zelf heeft gegenereerd die nog wel verband houden met de zorg en ondersteuning, maar geen gezondheidsgegevens zijn (de financiële administratie); hiervoor geldt de bewaartermijn op grond van andere regels, bijvoorbeeld die voor de boekhoudplicht/ financiële verslaglegging. Voor dergelijke fiscale gegevens geldt over het algemeen een termijn van 7 jaar.
  4. overige gegevens. Niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk.
10. Toegang
Binnen de organisatie van de Schakel in Zorg geldt dat personen slechts toegang hebben tot persoonsgegevens voor zover dat daadwerkelijk nodig is. De toegang van medewerkers tot persoonsgegevens is dan ook beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de goede uitoefening van hun functie en (dus) hun werkzaamheden. Verder wordt slechts toegang verschaft tot de in de administratie en systemen opgenomen persoonsgegevens aan:

a. de verwerker die van de Schakel in Zorg de opdracht heeft gekregen om persoonsgegevens te verwerken, maar alleen voor zover dat noodzakelijk is in het licht van de gemaakte afspraken;

b. derden voor zover uit de wet voortvloeit dat de Schakel in Zorg verplicht is om toegang te geven of sprake is van een (andere) grondslag voor deze verwerking, bijvoorbeeld de vervulling van een taak van algemeen belang.

 

11. Beveiliging en

      geheimhouding

1. De Schakel in Zorg neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. Deze maatregelen zijn er mede op gericht om niet noodzakelijke verzameling en verdere (niet noodzakelijke) verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

2. Bij de beveiligingsmaatregelen wordt rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.

3. Een ieder die betrokken is bij de verwerking van persoonsgegevens binnen de Schakel in Zorg is verplicht tot geheimhouding van de betreffende persoonsgegevens, en zal deze gegevens slechts verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitoefening van de betreffende functie, werkzaamheden of taak.

 

12. Verstrekken gegevens

      aan derden

De Schakel in Zorg kan persoonsgegevens aan derden verstrekken als daarvoor een grondslag bestaat in de zin van artikel 7 van dit reglement.

 

13. Sociale media
Voor het gebruik van persoonsgegevens in sociale media, zijn aparte afspraken gemaakt in het mediaprotocol van de Schakel in Zorg.

 

14. Rechten betrokkenen
1. De Schakel in Zorg erkent de rechten van betrokkenen, handelt daarmee in overeenstemming en bewerkstelligt dat betrokkenen deze rechten daadwerkelijk kunnen uitoefenen. Het betreft in het bijzonder de volgende rechten:

 

Inzage
a.      Een betrokkene heeft recht op inzage van de door de Schakel in Zorg verwerkte persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, behalve voor zover het gaat om werkdocumenten, interne notities en andere documenten die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad. Indien en voor zover dit recht op inzage ook de rechten en vrijheden van anderen raakt, bijvoorbeeld als in de documenten ook persoonsgegevens van anderen dan de betrokkene zijn vermeld, kan de Schakel in Zorg het recht op inzage beperken.

 

Bij het verstrekken van de betreffende gegevens verschaft de Schakel in Zorg voorts informatie over:

–         de verwerkingsdoeleinden;

–         de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt;

–         de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt;

–         (indien mogelijk) hoe lang de gegevens worden bewaard;

–         dat de betrokkene het recht heeft om te verzoeken dat de persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, of dat de verwerking van de persoonsgegevens wordt beperkt, alsmede dat hij het recht heeft om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens;

–         het feit dat de betrokkene een klacht kan indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;

–         de bron van de persoonsgegevens, indien de persoonsgegevens niet van de betrokkene zelf zijn verkregen;

–         het eventueel toepassen van geautomatiseerde besluitvorming en de betreffende onderliggende logica en het belang en de gevolgen voor de betrokkene;

–         de passende waarborgen indien de persoonsgegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie.

Verbetering, aanvulling, verwijdering
b.      De Schakel in Zorg verbetert de persoonsgegevens van een betrokkene in het geval de betrokkene terecht heeft aangegeven dat de gegevens onjuist zijn, en de Schakel in Zorg vult de persoonsgegevens van een betrokkene aan indien de betrokkene terecht om aanvulling heeft verzocht. Voorts kan de betrokkene verzoeken om verwijdering van zijn persoonsgegevens. De Schakel in Zorg gaat daartoe over indien is voldaan aan een wettelijke grondslag voor het verzoek, tenzij het onmogelijk is om aan het verzoek te voldoen of dit een onredelijke inspanning zou vergen.
Bezwaar
c.      Indien de Schakel in Zorg persoonsgegevens verwerkt op de grondslag van artikel 7 onder a of artikel 7 onder d van dit reglement, kan de betrokkene bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens. In dat geval staakt de Schakel in Zorg de verwerking van de betreffende persoonsgegevens, behalve als naar het oordeel van de Schakel in Zorg het belang van de Schakel in Zorg, het belang van derden of het algemeen belang in het betreffende concrete geval zwaarder weegt.

 

Beperken verwerking
d.      De betrokkene kan voorts verzoeken om de verwerking van zijn persoonsgegevens te beperken, namelijk indien hij een verzoek tot verbetering heeft gedaan, indien hij bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de verwerking of als de gegevensverwerking onrechtmatig is. De Schakel in Zorg staakt dan de verwerking, tenzij de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking, de Schakel in Zorg de gegevens nodig heeft voor een rechtszaak of de verwerking nodig is ter bescherming van de rechten van een andere persoon of vanwege gewichtige redenen.
Kennisgevingsplicht
e.      Als de Schakel in Zorg op verzoek van een betrokkene een verbetering of verwijdering van persoonsgegevens heeft uitgevoerd, of de verwerking van persoonsgegevens heeft beperkt, zal de Schakel in Zorg eventuele ontvangers van de betreffende persoonsgegevens daarover informeren.
Procedure
2. De Schakel in Zorg handelt een verzoek van een betrokkene zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek, af. Afhankelijk van de complexiteit en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met twee maanden worden verlengd. Als deze verlenging plaatsvindt, wordt de betrokkene daarover binnen een maand na de ontvangst van het verzoek geïnformeerd. Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij de betrokkene anderszins verzoekt. Wanneer de Schakel in Zorg geen gevolg geeft aan het verzoek van de betrokkene, deelt de Schakel in Zorg onverwijld en uiterlijk binnen een maand na ontvangst mede waarom het verzoek niet wordt ingewilligd en informeert hij de betrokkene over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of beroep bij de rechter in te stellen.

 

Intrekken toestemming
3. Indien voor de verwerking van persoonsgegevens voorafgaande toestemming vereist is, kan deze toestemming te allen tijden door de betrokkene of zijn wettelijk vertegenwoordiger worden ingetrokken. Als de toestemming wordt ingetrokken, staakt de Schakel in Zorg de verwerking van persoonsgegevens, behalve als er een andere grondslag (zoals bedoeld in artikel 7) voor de gegevensverwerking is. Het intrekken van de toestemming tast de rechtmatigheid van verwerkingen die reeds hebben plaatsgevonden niet aan.

 

15. Transparantie
De Schakel in Zorg informeert de betrokkene(n) actief over de verwerking van hun persoonsgegevens, in ieder geval door middel van een laagdrempelige privacyverklaring. In de privacyverklaring wordt in ieder geval de volgende informatie vermeld:

a) de contactgegevens van de Schakel in Zorg;

b) de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming van de Schakel in Zorg;

c) de doeleinden van de gegevensverwerking en de grondslagen voor de verwerking;

d) een omschrijving van de belangen van de Schakel in Zorg indien de verwerking wordt gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de Schakel in Zorg;

e) de (categorieën) ontvangers van de persoonsgegevens, zoals verwerkers of derden;

f) hoe lang de persoonsgegevens zullen worden bewaard;

g) dat de betrokkene het recht heeft om de Schakel in Zorg te verzoeken om inzage, verbetering of verwijdering van persoonsgegevens, en dat hij het recht heeft om te verzoeken om beperking van de verwerking, om bezwaar te maken of om een beroep te doen op het recht van gegevensoverdraagbaarheid;

h) dat de betrokkene het recht heeft om zijn toestemming in te trekken, als de gegevensverwerking is gebaseerd op toestemming;

i) dat de betrokkene het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;

j) of de verstrekking van de persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is, dan wel een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten, en of de betrokkene verplicht is om de persoonsgegevens te verstrekken en wat de gevolgen zijn indien hij de persoonsgegevens niet verstrekt;

k) het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, vergezeld van nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.

 

16. Meldplicht datalekken
Een ieder die betrokken is bij een verwerking van persoonsgegevens is verplicht om een datalek per ommegaande te melden bij het meldpunt (info@deschakelinzorg.nl), conform het protocol beveiligingsincidenten en datalekken van de Schakel in Zorg. Een datalek is elke inbreuk waarbij persoonsgegevens zijn vernietigd of verloren, gewijzigd, verstrekt of toegankelijk zijn gemaakt.

 

17. Klachten
1. Wanneer een betrokkene van mening is dat het doen of nalaten van de Schakel in Zorg niet in overeenstemming is met de AVG, dit reglement of (andere) toepasselijke wet- of regelgeving, dan kan een klacht worden ingediend overeenkomstig de binnen de Schakel in Zorg geldende klachtenregeling. Een betrokkene kan zich eveneens wenden tot de functionaris voor gegevensbescherming van de Schakel in Zorg.

2. Als een klacht naar de mening van betrokkene door de Schakel in Zorg niet correct is afgewikkeld, kan hij zich wenden tot de rechter of de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

18. Onvoorziene situatie
Indien zich een situatie voordoet die niet beschreven is in dit reglement, neemt de Raad van Bestuur van de Schakel in Zorg de benodigde maatregelen, en wordt beoordeeld of dit reglement dientengevolge moet worden aangevuld of aangepast.

 

19. Wijzigingen reglement
1. Dit reglement is vastgesteld door de Raad van Bestuur van de Schakel in Zorg. Het reglement wordt gepubliceerd op de website van de Schakel in Zorg. Het reglement wordt verder actief onder de aandacht gebracht, bijvoorbeeld door middel van verwijzing in het dossier.

2. De Raad van Bestuur kan dit reglement wijzigen na instemming van de Raad van Toezicht.

 

20. Slotbepaling
Dit reglement wordt aangehaald als het privacyreglement van de Schakel in Zorg en treedt in werking op 25-05-2018